La patru ani de la transformările radicale aduse de pandemie în modul de lucru, birourile se confruntă cu o provocare majoră: prezența fizică a angajaților rămâne semnificativ sub nivelurile anterioare. Un raport recent al Colliers, intitulat „Transforming Offices into Magnets for Talent”, relevă că în 83% din timp, mai puțin de jumătate dintre angajați sunt prezenți simultan la birou. Această realitate, bazată pe date din 144 de birouri la nivel global, inclusiv din România, afectează direct colaborarea, comunicarea și cultura organizațională. Soluția, conform experților, nu constă doar în existența unui spațiu fizic, ci în transformarea acestuia într-un mediu vibrant, cu un grad de ocupare ideal între 50% și 85%, capabil să atragă și să rețină talentele.
Această prezență limitată în spațiile de lucru tradiționale subliniază o schimbare de paradigmă: angajații nu mai revin la birou din simplă obligație. Spațiul de lucru trebuie să ofere o valoare adăugată concretă în rutina zilnică, să aibă un scop clar și să justifice deplasarea. În caz contrar, sentimentul nevoii reale de a reveni la birou nu se va materializa, iar companiile riscă să aibă spații subutilizate, lipsite de energia necesară inovației și coeziunii echipelor.
Care este gradul de ocupare ideal pentru un birou vibrant?
Potrivit raportului Colliers, un birou devine cu adevărat „vibrant” și își îndeplinește scopul atunci când gradul de ocupare se situează între 50% și 85%. Acest interval asigură un echilibru optim între activitate, interacțiune productivă și flexibilitatea necesară spațiului de lucru modern. Sub pragul de 50%, biroul tinde să devină un loc „tăcut”, lipsit de dinamism și de acele conexiuni umane esențiale care definesc un mediu de lucru colaborativ. În astfel de condiții, angajații sunt mai puțin tentați să revină fizic, iar biroul își pierde rolul de catalizator pentru sentimentul de apartenență și colaborare eficientă. Ceea ce contează, subliniază consultanții, nu este doar numărul celor prezenți, ci modul, momentul și scopul pentru care aceștia utilizează spațiul.
Daniela Popescu, Director | Tenant Services & Workplace Advisory la Colliers, explică această dinamică: „Angajații nu revin la birou doar din obligație, ci atunci când simt că prezența fizică le aduce valoare prin interacțiuni autentice, un mediu care susține munca eficientă sau oportunități de învățare și colaborare. Un birou gol nu creează cultură. Pentru ca spațiul fizic să devină un catalizator al colaborării, este nevoie de prezență constantă și activitate vizibilă.”
O observație interesantă din a doua parte a anului 2024, menționată de Popescu, arată o tendință de creștere lentă a prezenței la birou, dar cu o schimbare calitativă: „În zilele în care vin, angajații aleg sa rămână mai mult timp la birou. Nu mai vin pentru a bifa o prezență formală, ci pentru activități cu sens, precum brainstorming-uri, întâlniri de echipă, sesiuni de învățare sau proiecte în care interacțiunea directă face diferența. Această schimbare reflectă o nevoie din ce în ce mai mare ca biroul să răspundă la întrebarea esențială a angajatului modern: «Merită să vin la birou azi?»”
Factorii cheie pentru revenirea la birou și ce nu mai funcționează
Studiul Colliers identifică factori preciși care stimulează revenirea angajaților la birou, fără a o impune. Cel mai important este existența unui spațiu de lucru disponibil, un element simplu care poate crește prezența fizică cu până la 1,3 zile pe săptămână. O rutină clară, cu un program hibrid stabil și predictibil, contribuie și ea semnificativ, adăugând în medie 1,1 zile în plus pe săptămână. De asemenea, comunicarea clară din partea managerului direct privind așteptarea ca echipa să lucreze de la birou poate majora prezența cu 0,9 zile pe săptămână.
În contrast, beneficiile clasice, precum masa gratuită, cafeaua de calitate sau alte mici atenții, nu mai au un impact decisiv. Angajații moderni prioritizează aspecte practice: ușurința cu care ajung la birou, echilibrul dintre viața personală și cea profesională și, crucial, cât de bine reușesc să lucreze de acasă. Pentru a reveni, biroul trebuie să le ofere o experiență superioară celei de acasă.
„Din fericire, există soluții clare pentru a stimula revenirea, fără a o impune. Le recomandăm companiilor să regândească spațiile de birouri nu doar ca locuri de muncă, ci ca destinații care stimulează colaborarea, creativitatea și conexiunea, spații în care prezența devine o alegere firească, nu o cerință dictată”, adaugă Daniela Popescu.
Regândirea spațiilor de birouri: O necesitate în România
În România, tot mai multe companii conștientizează nevoia de a-și regândi modul de utilizare a spațiilor de birouri. Într-o piață în continuă schimbare, unde echilibrul între costuri, flexibilitate și cultura organizațională este vital, biroul fizic poate rămâne un pilon al identității companiei, cu condiția să fie utilizat inteligent și cu sens. Conform datelor departamentului de administrare a proprietăților din cadrul Colliers România, care gestionează un portofoliu de peste jumătate de milion de metri pătrați de birouri, gradul mediu de ocupare a depășit 50% încă din 2024, dar se menține considerabil sub valorile pre-pandemice.
Pentru a sprijini companiile în acest proces complex, Colliers oferă servicii specializate de Workplace Advisory. Acestea vizează crearea unor spații de lucru care favorizează colaborarea, flexibilitatea și starea de bine, adaptate noilor realități ale muncii hibride. Într-un context în care succesul nu se mai măsoară prin numărul de persoane care încap într-un spațiu, ci prin calitatea interacțiunilor și eficiența colaborării, proiectarea inteligentă a biroului devine un avantaj competitiv esențial pentru atragerea și păstrarea angajaților valoroși.